§ 1 - INDLEDNING
Scandlines Danmark ApS, Scandlines Gedser – Rostock ApS, Scandlines Catering ApS, Scandlines Deutschland GmbH, Scandlines Bordershop Rostock GmbH og Scandlines Bordershop Puttgarden GmbH (herefter ”Scandlines”) har stort fokus på at sikre beskyttelse af dine personoplysninger. Scandlines har derfor truffet særlige foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og for at overholde gældende databeskyttelseslovgivning, herunder EU’s persondataforordning (”GDPR”). Enhver henvisning til EU’s persondataforordning skal også betragtes som en henvisning til gældende national databeskyttelseslovgivning.
Scandlines er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger, dvs. dine respektive aftalepartnere når du indgår en aftale, den anførte operatør af vores websteder når du besøger et af vores websteder, og Scandlines Danmark ApS når det gælder SMILE-programmet. Du finder kontaktoplysninger for Scandlines nederst på denne side. For Scandlines Deutschland GmbH, Scandlines Bordershop Puttgarden GmbH og Scandlines Bordershop Rostock GmbH er der udpeget en ekstern databeskyttelsesansvarlig. Du finder også kontaktoplysninger på disse nederst på denne side.
I denne privatlivspolitik finder du information om, hvilke personoplysninger vi indsamler, når du bestiller billetter eller andre ydelser, bruger Scandlines’ websteder, tilmelder dig Scandlines’ loyalitetsprogram (SMILE), deltager i Scandlines konkurrencer og når vi markedsfører vores ydelser og produkter.
Pr. 1. marts 2023 har vi følgende websteder: scandlines.dk, scandlines.de, scandlines.com, scandlines.se, scandlines.pl, scandlines-freight.com, bordershop.com, booking.scandlines.com, scandlines.com, scandlines.dk/bus/, scandlines.de/bus, scandlines.se/bus, scandlines.pl/bus, scandlines.com/bus (herefter samlet benævnt ”webstedet”) samt Scandlines’ App, som du kan downloade fra Google Play eller i App Store.
I denne privatlivspolitik finder du også information om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse. Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Dette omfatter for eksempel dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, IP-adresse og alle øvrige oplysninger, som kan spores tilbage til dig.
§ 2 - INDSAMLING OG BRUG AF PERSONOPLYSNINGER
Bestilling af billetter og andre ydelser
Når du bestiller en billet eller en anden ydelse hos Scandlines, modtager vi forskellige personoplysninger, herunder
- e-mailadresse,
- telefonnummer,
- postadresse,
- oplysninger om dit køb (f.eks. hvad og hvor meget du har købt, hvornår købet er foretaget, osv.),
- oplysninger om hvorvidt du har brug for særlig hjælp, når du modtager vores ydelser,
- nummerplade (hvis du vælger at benytte din nummerplade som (betalings)identifikation).
Brug af webstedet
Når du besøger webstedet, vil din browser af tekniske årsager overføre følgende oplysninger til os:
- den side hvorfra filen tilgås,
- navn og filkatalog, hvori filen ligger,
- dato og tidspunkt for anmodningen,
- mængden af overførte data,
- adgangsstatus (filoverførsel, fil ikke fundet, osv.),
- beskrivelse af typen af den anvendte webbrowser,
- klientens IP-adresse.
I tilfælde hvor der er mulighed for eller krav om, at man registrerer personoplysninger på webstedet, herunder ved bestilling af billetter, øvrige ydelser eller ved generelle forespørgsler eller andet, vil Scandlines udelukkende anvende dine personoplysninger til de respektive formål. De indsamlede personoplysninger behandles således udelukkende, for at vi kan opfylde den aftale, vi har indgået med dig (jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b), og så vi kan tage skridt på din anmodning, før vi indgår en aftale (jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b), medmindre du har givet særskilt og udtrykkeligt samtykke til mere vidtrækkende brug af oplysningerne. Derudover kan du frivilligt indtaste nummerpladeoplysninger for dit køretøj. Scandlines ønsker at etablere et fuldt automatiseret flow med nummerpladegenkendelse, og dine nummerpladeoplysninger anvendes til at teste automatiseringsprocessen i henhold til aftalen (jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b).
Browsing-adfærd
Data vedrørende browsing-adfærd på webstedet følges via cookies og pixels. Scandlines indhenter dit samtykke, før vi bruger cookies til at følge din adfærd på webstedet (jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a).
For yderligere information om brug af cookies og pixels, se venligst vores cookiepolitik.
§ 3 SMILE-PROGRAMMET
Under dette punkt finder du information om, hvordan vi behandler personoplysninger, som vedrører medlemmer af SMILE-programmet.
SMILE-programmet udbydes af Scandlines Danmark ApS, Havneholmen 25, 8. sal, 1561 København V, Danmark.
Scandlines Danmark ApS er ansvarlig for håndtering af dine personoplysninger i forbindelse med SMILE-programmet, samt for at personoplysningerne håndteres i henhold til gældende ufravigelig databeskyttelseslovgivning. Scandlines Danmark ApS er dataansvarlig i henhold til de gældende databeskyttelsesregler, herunder GDPR.
Når du har tilmeldt dig SMILE-programmet, behandler vi følgende data:
- Kontaktoplysninger (herunder navn, e-mail, bopælsadresse)
- Data om rejsehyppighed
- Browsingadfærd (forudsat at vi har modtaget forudgående samtykke fra dig)
- Historik over køb på dit SMILE-kort (pris, sted og antal produkter)
- Historik over din kommunikation med Scandlines
Scandlines behandler ovennævnte personoplysninger, således at vi kan overholde vores forpligtelser over for dig, herunder oprette en konto og beregne SMILE-point. Databehandlingen sker i henhold til GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b.
Dertil kommer, at vi registrerer og anvender dine svar på Scandlines spørgsmål om køb og anden information, som du måtte give til Scandlines i forbindelse med dine køb. Formålet med dette er at ajourføre Scandlines’ viden om kundepræferencer, således at Scandlines kan forfølge sine legitime interesser og yde bedre service til dig, herunder målrettet markedsføring.
Retsgrundlaget for denne behandling er reglen om interesseafvejning i GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
§ 4 – MARKEDSFØRING GENERELT OG KUNDETILFREDSHED / KUNDEFEEDBACK
Vi vil i forskellige sammenhænge (ex. i forbindelse med vores SMILE-program, på webstedet, i magasiner og i applikationer m.v., når du bestiller billetter eller via Scandlines appen) bede om dit samtykke til at sende dig meddelelser i form af nyhedsbreve eller andet markedsføringsmateriale, f.eks. pr. e-mail. Indholdet kan være baseret på oplysninger indsamlet fra en eventuel kundekonto.
Når du tilmelder giver dit samtykke til markedsføring, behandler vi følgende data:
- Kontaktoplysninger (herunder navn, e-mail, bopælsadresse)
- Browsing-adfærd (forudsat at vi har modtaget forudgående samtykke fra dig)
- Historik over køb og rejsehyppighed (pris, sted og antal produkter)
- Historik over din kommunikation med Scandlines
Retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger med henblik på at fremsende nyhedsbreve og andet markedsføringsmateriale er dit udtrykkelige samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a.
Dertil kommer, at vi registrerer og anvender dine svar på Scandlines spørgsmål om køb og anden information, som du måtte give til Scandlines i forbindelse med dine køb. Formålet med dette er at ajourføre Scandlines’ viden om kundepræferencer, således at Scandlines kan forfølge sine legitime interesser og yde bedre service til dig, herunder målrettet markedsføring.
Retsgrundlaget for denne behandling er reglen om interesseafvejning i GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
Desuden kan vi med mellemrum sende markedsføringsmateriale på baggrund af generelle kundedata (adressedata), som vi kan have modtaget fra en tredjepart. Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er i sådanne tilfælde baseret på vores legitime interesser i at markedsføre produkter og tjenester, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f. Du er til enhver tid berettiget til at gøre indsigelse mod vores markedsføring eller til at anmode os om at slette dine personoplysninger fra vores markedsføringsdatabase samt til at gøre enhver anden rettighed, der fremgår af denne privatlivspolitik, gældende.
Når Scandlines benytter dine personoplysninger med henblik på markedsføring af sine produkter og tjenester, samt i forbindelse med gennemførelse af spørgeskema-undersøgelser, kan vi dele dine personoplysninger med digitale platforme (f.eks. Facebook). Dette sker dog udelukkende med det formål at markedsføre Scandlines’ produkter og tjenester på de pågældende sociale medier. Retsgrundlaget for denne behandling er ligeledes dit udtrykkelige samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a.
Som et led i Scandlines’ kundetilfredshedsprogram gennemfører vi med mellemrum, i det omfang loven tillader det, kundetilfredshedsundersøgelser eller anmoder om kundefeedback, - i begge tilfælde på grundlag af generelle kundedata. Formålet hermed er ikke markedsføring, og retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger er vores legitime interesser i at forbedre vores produkter og tjenester, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
§ 5 - Konkurrencer
Dette afsnit omhandler behandling af dine personoplysninger, når du deltager i en af vores konkurrencer.
- Når du i en af vores konkurrencer, behandler vi følgende data:kontaktoplysninger (f.eks. navn, e-mail, adresse, telefonnummer), og
- Korrespondance med Scandlines.
Denne databehandling finder sted, således at vi kan udtrække en vinder af konkurrencen og kontakte vinderen.
I forbindelse med din deltagelse i konkurrencer vil vi også indsamle dine personoplysninger med henblik på markedsføring. Denne indsamling finder sted som beskrevet i § 4 ovenfor.
Scandlines registrerer og behandler ovenstående personoplysninger på grundlag af dine og Scandlines’ legitime interesser, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f, herunder især således at vi kan kontakte dig eller, afhængigt af konkurrencebetingelserne, offentliggøre dit navn, hvis du har vundet konkurrencen.
§ 6 – MODTAGERE AF DINE PERSONOPLYSNINGER, HERUNDER FÆLLES DATAANSVAR
Scandlines deler dine personoplysninger med selskaber i Scandlines-koncernen (dvs. de selskaber der fremgår af § 1) med ovennævnte formål, herunder tildeling af SMILE-point på baggrund af dine køb hos et Scandlines-selskab.
Scandlines kan også dele dine personoplysninger med andre samarbejdspartnere, hvis det er nødvendigt for at kunne opfylde en aftale, du har indgået. (Vi deler f.eks. nummerpladeoplysninger med Øresundsbroen, hvis du har valgt at bruge din nummerplade som (betalings)identifikation).
Scandlines kan også dele dine personoplysninger med sociale medier og platforme, f.eks. Facebook, med henblik på markedsføring på disse medier, og vi kan med mellemrum fungere som fælles dataansvarlig med udbydere af sociale medier, f.eks. ved gennemførelse af konkurrencer (jf. § 5) eller for at vise individualiseret markedsføring (jf. § 3). I sådanne tilfælde indgår Scandlines en aftale om fælles dataansvar med de pågældende udbydere af sociale medier. Aftalen med Facebook kan du se her. Når Scandlines optræder i en rolle som fælles dataansvarlig, gælder alle rettigheder beskrevet i denne privatlivspolitik fuldt ud også for denne form for databehandling.
Scandlines benytter også tredjeparter til på vores vegne at lagre og behandle personoplysninger, f.eks. hostingudbydere og tredjepartsudbydere af statistik- og analyseværkøjer i forbindelse med gennemførelse af undersøgelser (se også § 10 nedenfor). Disse tredjepartsmodtagere fungerer som databehandlere ifølge gældende databeskyttelseslovgivning og kan alene behandle dine personoplysninger i henhold til vores dokumenterede instrukser. Scandlines påser, at de pågældende tredjeparter har indført alle nødvendige sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af dine personoplysninger.
Hvis vi modtager en anmodning fra en myndighed eller en domstol, kan vi videregive dine personoplysninger til disse, hvis det er påkrævet, for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c.
§ 7 - OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS
Scandlines benytter eksterne datahostingvirksomheder uden for EU og EØS, f.eks. i USA, til at lagre og behandle personoplysninger indsamlet af os.
Alle dataoverførsler til sådanne tredjeparter sker i henhold til skriftlig aftale mellem os og den pågældende tredjepart for at sikre fuld overholdelse af EU’s persondataforordning (GDPR). Sådanne aftaler indgås generelt på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Som et alternativ eller i tillæg hertil kan vi indføre yderligere og supplerende garantier for at sikre beskyttelse af personoplysninger.
Tredjeparter er forpligtet til at behandle personoplysninger i henhold til vores instrukser.
Du er til enhver tid berettiget til at anmode Scandlines om en kopi af de databeskyttelsesregler, som en given tredjepart er underlagt. Ligeledes er du berettiget til at anmode om en kopi af de pågældende data, som vil blive sendt til den e-mailadresse, du har oplyst.
§ 8 - OPBEVARINGSPERIODE
Oplysninger, som du har givet til os på webstedet, opbevares som udgangspunkt kun så længe, det er nødvendigt, for at vi kan opfylde vores aftale med dig eller besvare dine henvendelser. I tilfælde hvor information i henhold til lovgivningen skal opbevares i en længere periode, opbevarer vi dine oplysninger i en længere periode for at overholde vores forpligtelser. Dette gælder også i tilfælde, hvor vi har en individuel legitim interesse (f.eks. i tilfælde af en retstvist).
Oplysninger om dine SMILE-point optjent ved køb registreres i anonymiseres form i tre år, efter forældelse er indtrådt, jf. punkt 7 i SMILE-programmets vilkår. Du finder vilkårene for vores SMILE-program her.
Oplysninger så som navn, e-mailadresse, bopælsadresse, telefonnummer og rejsehyppighed opbevares i tre år, efter der er indtrådt forældelse af de sidste point på din konto, eller efter dit medlemskab er ophørt, medmindre du på et tidligere tidspunkt specifikt har bedt os om at slette oplysningerne.Oplysninger om bestilling af billetter og andre ydelser (jf. § 2) opbevares i op til 5 år efter det regnskabsår, hvor du har købt billetten eller ydelsen.
Oplysninger erhvervet med henblik på direkte markedsføring (jf. § 4) gemmer vi dine personoplysninger, så længe du ønsker at modtage materiale fra os og i op til to år efter du har meddelt, at du ikke længere ønsker at modtage materialet.
Oplysninger modtaget i forbindelse med konkurrencer, og som benyttes til at udtrække en vinder af konkurrencen og til at kontakte vinderen (jf. § 5), slettes 3 måneder efter vinderen har modtaget sin konkurrencepræmie, medmindre der findes lovgivningsmæssige krav om, at sådanne oplysninger skal opbevares i længere tid. Hvis oplysningerne benyttes til direkte markedsføring, behandles og opbevares de af os i henhold til § 4.
For så vidt angår din ret til at få indsigt i, berigtige, slette eller blokere personoplysninger, gælder bestemmelserne i § 12 nedenfor. Hvis du anmoder Scandlines om at slette alle dine oplysninger, og medlemskabet som følge heraf ikke kan fortsætte uden disse data, gælder reglerne om ophør i punkt 10 i vilkårene SMILE-programmet.
§ 9 - RET TIL AT TILBAGEKALDE SAMTYKKE
Du er til enhver tid berettiget til at tilbagekalde dit samtykke, hvis Scandlines behandler dine personoplysninger på baggrund af samtykke, jf. ovenfor.
Når du tilbagekalder dit samtykke, ophører Scandlines som udgangspunkt med at behandle dine personoplysninger, medmindre dette kan ske på et andet retsgrundlag, og uden at dette påvirker lovligheden af behandlingen baseret på dit samtykke inden tilbagekaldelsen heraf.
§ 10 - STATISTIK OG SPORING
På webstedet og i vores nyhedsbreve anvender vi tredjepartsudbydere til analyseformål, for at vi kan få indsigt i, hvorledes webstedet/nyhedsbreve bruges. Vi eller de pågældende tredjepartsudbydere kan placere “cookies”, dvs. tekstfiler på din computer, eller sporings-pixels som analyserer, hvordan du bruger webstedet eller interagerer med vores nyhedsbreve. Oplysninger som indsamles ved hjælp af cookies eller sporings-pixels, og som viser hvordan du bruger webstedet eller interagerer med vores nyhedsbreve, overføres generelt til servere hos tredjepartsudbyderne af analyseværktøjer i USA og lagres der.
Tredjepartsudbyderne anvender på vores vegne oplysningerne til at analysere, hvorledes du bruger webstedet eller interagerer med vores nyhedsbreve, og til at udarbejde rapporter om aktiviteten på webstedet og yde andre tjenester forbundet med brugen af webstedet og internettet til os.
Du kan fravælge cookies ved at ændre dine browserindstillinger. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du fravælger cookies, vil nogle af funktionerne på webstedet ikke kunne anvendes i fuldt omfang. Det er også muligt at fravælge registrering af cookiedata om, hvordan du bruger webstedet (herunder information om din IP-adresse), for særlige udbydere af analyseværktøjer, f.eks. Google, samt udbyderens behandling af disse data, ved at downloade og installere den browserplugin, der findes i dette link.
Hvis du har accepteret at modtage nyhedsbrev og anden markedsføringsmateriale via e-mail, skal du være opmærksom på, at der anvendes tracking pixels i forbindelse med udsendelsen af sådan markedsføring. Dette gør det muligt for Scandlines at få indsigt i din interaktion med det udsendte markedsføringsmateriale således, at Scandlines kan gøre indholdet så relevant for dig som muligt.
Hvor vi gør brug af disse oplysninger i forbindelse med markedsføring fremgår retsgrundlaget for denne brug af § 4 ovenfor.
I vores cookiepolitik finder du flere oplysninger om, hvordan vi bruger cookies.
§ 11 - VIDEOOVERVÅGNING
Scandlines har installeret videoovervågningssystemer i visse områder. Såfremt der er installeret videoovervågning, vil dette klart fremgå af skiltning.
Data fra videoovervågning behandles med følgende formål og på følgende retsgrundlag:
- Den internationale kode for sikring af skibe og havnefaciliteter (ISPS-koden) (jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c).
- Vores legitime interesse i at beskytte Scandlines’ ejendom mod beskadigelse og tyveri, GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
Overvågningsdata anvendes udelukkende i tilfælde, hvor der indtræder en specifik hændelse, og slettes automatisk efter 72 timer.
§ 12 - DINE RETTIGHEDER
I henhold til gældende databeskyttelseslovgivning har du en række rettigheder, som du kan udøve ved at kontakte Scandlines som angivet nedenfor.
Du giver dine data til os på frivillig basis. Bemærk dog, at vi er nødt til at have visse nøgleoplysninger fra dig, for at vi kan levere de ønskede ydelser. Hvis du anmoder om hel eller delvis sletning af dine data, er det muligt, at du ikke længere vil kunne anvende bestemte funktioner på webstedet eller kun i begrænset omfang.
Hvis du har spørgsmål om eller kommentarer til nedenstående rettigheder, er du velkommen til at sende en e-mail til compliance@scandlines.dk.
Ret til indsigt
Du er berettiget til at anmode om indsigt i de af dine personoplysninger, som Scandlines behandler, herunder information om opbevaringsperiode, om hvem vi deler dine personoplysninger med, osv.
Ret til berigtigelse og ret til sletning
Hvis Scandlines behandler personoplysninger om dig, som er urigtige, ufuldstændige eller vildledende, har du ret til at få sådanne oplysninger korrigeret, berigtiget, eller blokeret.
I nogle tilfælde er du også berettiget til at få dine personoplysninger slettet.
Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger
I nogle tilfælde er du berettiget til at anmode Scandlines om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
Hvis du har denne ret, og du vælger at udøve den, er Scandlines alene berettiget til at opbevare eller behandle dine personoplysninger for at fastslå, gøre gældende eller forsvare retskrav eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk persons rettigheder eller af hensyn til Unionens eller en medlemsstats væsentlige samfundsinteresser, medmindre du har givet dit samtykke til andet.
Ret til indsigelse
I nogle tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (GDPR, artikel 21). Dette gælder i særlige situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesser (se ovenfor). Du er også berettiget til at rejse indsigelse mod, at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføringsformål.
Ret til dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger eller til at overføre dine personoplysninger til en anden dataansvarlig.
Ret til at klage
Du er til enhver tid velkommen til at kontakte Scandlines, hvis du mener, at Scandlines behandler dine personoplysninger i strid med gældende databeskyttelseslovgivning.
Hvis du ikke finder en løsning med Scandlines eller ikke ønsker at kontakte Scandlines, kan du indgive en klage vedrørende Danske databeskyttelsesspørgsmål til Datatilsynet i Danmark og vedrørende tyske databeskyttelsesspørgsmål til datatilsynet i Hamborg. Derudover kan du finde kontaktoplysninger på de lokale tilsynsmyndigheder her.
§ 13 - KONTAKT
Du er meget velkommen til at sende spørgsmål og forslag vedrørende persondatabeskyttelse ved at kontakte os skriftligt pr. e-mail: compliance@scandlines.dk.
1. august 2023
Ansvarlige enheder:
Scandlines Danmark ApS *
Scandlines Gedser-Rostock ApS*
Scandlines Catering ApS*
*Havneholmen 25, 8.
DK – 1561 Copenhagen V
Scandlines Deutschland GmbH**
Scandferries Holding GmbH**
Scandlines Bordershop Puttgarden GmbH**
Scandlines Bordershop Rostock GmbH**
**Drehbahn 7
D – 20354 Hamburg
** Ekstern databeskyttelsesansvarlig: Frank Jander, Kedua GmbH, Eichhorster Weg 80, 13435 Berlin.