Personuppgiftspolicy kund

§ 1 - INTRODUKTION

Scandlines Danmark ApS, Scandlines Gedser – Rostock ApS, Scandlines Catering ApS, Scandlines Deutschland GmbH, Scandlines Bordershop Rostock GmbH och Scandlines Bordershop Puttgarden GmbH (härefter kallade “Scandlines”) har ett starkt fokus på att säkerställa skyddet av dina personuppgifter. Scandlines har vidtagit särskilda åtgärder för att skydda dina personuppgifter och leva upp till tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning (“GDPR”). Varje hänvisning till EU:s dataskyddsförordning ska också tolkas som en hänvisning till tillämplig nationell dataskyddslagstiftning.

Scandlines är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. dvs. din respektive avtalspartner när du ingår ett avtal, den angivna operatören av våra webbplatser när du besöker en av våra webbplatser, och Scandlines Danmark ApS när det kommer till SMILE-programmet. Du hittar kontaktuppgifter till Scandlines i slutet på sidan. Därutöver, för Scandlines Deutschland GmbH, Scandlines Bordershop Puttgarden GmbH, och Scandlines Bordershop Rostock GmbH, har ett externt dataskyddsombud utsetts. Du hittar även deras kontaktuppgifter på slutet av denna sida.

I denna personuppgiftspolicy hittar du information om vilka personuppgifter vi inhämtar när du bokar biljetter eller andra tjänster, använder Scandlines webbplatser, tecknar dig för Scandlines förmånsprogram (SMILE), deltar i Scandlines tävlingar och när vi marknadsför våra tjänster och produkter.

Från den 1 mars 2023 har vi följande webbplatser: scandlines.dk, scandlines.de, scandlines.com, scandlines.se, scandlines.pl, scandlines-freight.com, bordershop.com, booking.scandlines.com, scandlines.dk/bus/, scandlines.de/bus, scandlines.se/bus, scandlines.pl/bus, scandlines.com/bus (härefter tillsammans kallade “Webbplatsen”) samt Scandlines app, vilken du kan ladda ner via Google play eller App Store.

I denna personuppgiftspolicy hittar du även information om varför vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Personuppgifter är information som relaterar till en identifierad eller identifierbar fysisk person. Detta inkluderar t.ex. ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress, IP-adress eller annan information som kan kopplas till dig.

§ 2 - INHÄMTANDE OCH ANVÄNDNING AV UPPGIFTER

Bokning av biljetter och andra tjänster

När du bokar en biljett eller annan tjänst hos Scandlines erhåller vi vissa personuppgifter, inkluderat:

  • E-postadress,
  • Telefonnummer,
  • Postadress,
  • Detaljer om ditt köp (såsom kvaliteten och kvantiteten på det du köpte, när du köpte det, etc.),
  • Information om huruvida du behöver särskild assistans för att ta del av våra tjänster,
  • Registreringsskyltsnummer (om du väljer att använda registreringsskyltsnummer som (betalnings-)identifikation).

Dessa uppgifter används uteslutande för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig (se GDPR. artikel 6 (1) (b)). Uppgifterna kommer att raderas efter det att de ömsesidiga rättigheterna och skyldigheterna enligt detta avtal och våra lagliga skyldigheter att bevara uppgifterna har preskriberats (se GDPR, artikel 6 (1) (c)).

Användning av Webbplatsen

När du besöker Webbplatsen kommer din webbläsare, på grund av tekniska skäl, att överföra följande information till oss:

  • Vilken webbplats filen begärdes ifrån,
  • Namnet och katalogen som den begärda filen kan hittas i,
  • Datum och tid för begäran,
  • Överförd datamängd,
  • Åtkomststatus (filöverföring, filen kunde inte hittas, osv.),
  • Beskrivning av vilken typ av webbläsare som användes,
  • Din IP-adress.

Dessa uppgifter används endast för att möjliggöra Webbplatsens tekniska drift och används av oss för statistiska ändamål endast. Den rättsliga grunden för denna användning är vårt berättigade intresse att tillhandahålla, driva och förbättra Webbplatsen,  artikel 6 (1) (f) GDPR.. Din IP-adress kommer omedelbart att raderas efter ditt besök på vår Webbplats.

I de fall då det är möjligt, eller krav på, att registrera personuppgifter på Webbplatsen, inklusive vid bokning av biljetter, andra tjänster, eller allmänna förfrågningar, använder Scandlines dina personuppgifter endast för de respektive ändamålen. De insamlade personuppgifterna kommer därför att behandlas enbart för att vi ska kunna prestera enligt det avtal som ingåtts med dig (se GDPR, artikel 6 (1) (b)) och för att vi på din begäran ska kunna vidta åtgärder innan dess att ett avtal ingås (se GDPR, artikel 6 (1) (b)), såvida du inte har lämnat uttryckligt samtycke till en mer omfattande användning av uppgifterna. Därutöver kan du frivilligt ange uppgifter om registreringsnummer för ditt fordon. Scandlines önskar etablera ett helautomatiserat flöde för igenkänning av registreringsskyltar och dina registreringsskyltsuppgifter används för att testa automatiseringsprocessen inom ramen för vårt avtalsförhållande (se GDPR, artikel 6 (1) (b)).


Surfvanor
Uppgifter som rör surfvanor på Webbplatserna spåras via cookies och pixlar. Innan användningen av cookies påbörjas, för att spåra dina vanor på Webbplatserna, kommer Scandlines att inhämta ditt samtycke (se GDPR, artikel 6(1) (a)).

För vidare information om användning av cookies och pixlar, vänligen se vår cookiepolicy.

§ 3 - SMILE PROGRAM

I detta avsnitt hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter såsom medlem av SMILE-programmet.

SMILE-programmet tillhandahålls av Scandlines Danmark ApS, Havneholmen 25, 8. sal, 1561 Copenhagen V, Danmark.

Scandlines Danmark ApS är ansvarig för hanteringen av dina personuppgifter i relation till SMILE-programmet och för att försäkra att personuppgifterna behandlas i enlighet med tillämplig tvingande lagstiftning om skydd för personuppgifter. Därutöver är Scandlines Danmark ApS personuppgiftsansvarig enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive GDPR.

När du blir medlem i SMILE-programmet kommer vi att behandla följande personuppgifter:

  • Kontaktuppgifter (såsom namn, e-post, bostadsadress)
  • Resefrekvensuppgifter
  • Surfvanor (förutsatt att vi har fått ditt samtycke i förväg)
  • Köphistorik kopplat till ditt SMILE-kort (pris, plats och antal produkter)
  • Din kommunikationshistorik med Scandlines.

Scandlines behandlar de ovannämnda personuppgifterna i syfte att fullgöra våra skyldigheter gentemot dig, inklusive att skapa ett konto och beräkna SMILE-poäng. Denna behandling av personuppgifterna sker i enlighet med GDPR, artikel 6 (1) (b).

Därutöver dokumenterar och använder vi dina svar på Scandlines frågor om köp samt annan information du kan komma att ange till Scandlines i anslutning till dina köp. Syftet med detta är att hålla Scandlines kännedom avseende kundbeteenden uppdaterad så att Scandlines kan tillvarata sina berättigade intressen att tillhandahålla dig bättre service, inklusive direkt marknadsföring.

Den rättsliga grunden för denna behandling är regeln om intresseavvägning som framgår av GDPR, artikel 6 (1) (f).

§ 4 - MARKNADSFÖRING I ALLMÄNHET OCH KUNDNÖJDHET / KUNDFEEDBACK

Vi kommer, i olika sammanhang (t.ex. i anslutning till vårt SMILE-program, på Webbplatsen, i tidningar och i ansökningar, etc., när du bokar biljetter eller när du använder Scandlines app), be om ditt samtycke för att vi ska få skicka dig meddelanden i form av nyhetsbrev eller annan marknadsföring, exempelvis via e-post. Innehållet i kommunikationen kan komma att baseras på information vi har inhämtat från kundkonton.

När du registrerar dig och lämnar ditt samtycke till marknadsföring så behandlar vi följande personuppgifter:

  • Kontaktuppgifter (inklusive namn, e-post, bostadsadress),
  • Surfvanor (förutsatt att vi har fått ditt samtycke i förväg),
  • Köphistorik och resefrekvens (pris, destination och antalet produkter),
  • Din kommunikationshistorik med Scandlines.

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter i syfte att skicka nyhetsbrev och annan marknadsföring är ditt samtycke, se GDPR, artikel 6 (1) (a).

Därutöver dokumenterar och använder vi dina svar på Scandlines frågor om köp och annan information du kan komma att ange till Scandlines i anslutning till dina köp. Syftet med detta är att hålla Scandlines kännedom avseende kundbeteenden uppdaterad så att Scandlines kan tillvarata sina berättigade intressen att tillhandahålla dig bättre service, inklusive direkt marknadsföring.

 Den rättsliga grunden för denna behandling är regeln om intresseavvägning som framgår av GDPR, artikel 6 (1) (f).

Därutöver kan vi periodvisskicka ut marknadsföringsmaterial baserat på allmänna kunduppgifter (adressuppgifter) som vi kan ha erhållit från en tredje part. I sådana fall är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter baserad på våra berättigade intressen av att marknadsföra produkter och tjänster, se GDPR, artikel 6 (1) (f). Du har rätt att när som helst invända mot vår marknadsföring eller begära att vi raderar dina personuppgifter från våra marknadsföringsdatabaser samt göra gällande övriga rättigheter som anges i denna personuppgiftspolicy.

När Scandlines använder dina personuppgifter i syfte att marknadsföra våra produkter och tjänster, såväl som vid genomförande av marknadsundersökningar, kan vi komma att dela dina personuppgifter med digitala plattformar (t.ex. Facebook). Däremot kommer detta göras enbart i syfte att marknadsföra Scandlines produkter och tjänster på den sociala mediaplattformen ifråga. Den rättsliga grunden för denna behandling är också ditt uttryckliga samtycke, se GDPR, artikel 6 (1) (a).  

Som del av Scandlines kundnöjdhetsprogram kommer vi periodvis, i den utsträckning det är lagligen tillåtet, genomföra kundnöjdhetsundersökningar eller begära kundfeedback, i båda fall baserat på allmänna kunduppgifter. Syftet med detta är inte marknadsföring, och den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter är vårt berättigade intresse av att förbättra våra produkter och tjänster, se GDPR, artikel 6 (1) (f) GDPR.

§ 5 - TÄVLINGAR

Detta avsnitt avsnittet hanterar behandlingen av dina personuppgifter när du deltar i en av våra tävlingar.

När du deltar i någon av våra tävlingar behandlar vi följande personuppgifter:

  • Kontaktuppgifter (såsom namn, e-post, adress, telefonnummer), och
  • Korrespondens med Scandlines.

Denna behandling sker för att vi ska kunna utse en vinnare av tävlingen och kontakta vinnaren.

I samband med ditt deltagande i tävlingar, samlar vi också in dina personuppgifter i marknadsföringssyfte. Denna insamling sker i enlighet med vad som beskrivits i avsnitt 4 ovan.

Scandlines registrerar och behandlar ovanstående personuppgifter baserat på dina och Scandlines berättigade intressen, se GDPR, artikel 6 (1) (f), särskilt för att vi ska kunna kontakta dig, eller beroende på tävlingsvillkoren, publicera ditt namn om du har vunnit tävlingen.

§ 6 - MOTTAGARE AV DINA PERSONUPPGIFTER, GEMENSAMT PERSONUPPGIFTSANSVAR

Scandlines delar dina personuppgifter till bolag inom Scandlines-koncernen (dvs. de bolag som listats i avsnitt 1 ovan) för de ovannämnda ändamålen, inklusive för utdelningen av SMILE-poäng baserat på köp hos ett Scandlinesbolag.

Scandlines kan också komma att dela dina personuppgifter med andra samarbetspartners för att fullföra det avtal du har ingått (t.ex. så vidarebefordrar vi information om ditt registreringsnummer till Øresundsbron om du har valt att använda ditt registreringsnummer som (betalnings-)identifikation).

Scandlines kan också komma att dela dina personuppgifter med sociala medier och plattformar såsom Facebook, i syfte att marknadsföra via dessa medier. Vidare, kan vi emellanåt agera som gemensamt personuppgiftsansvarig med tillhandahållare av sociala medier, t.ex. vid genomförande av tävlingar (se avsnitt 5) eller när personlig marknadsföring visas (se avsnitt 3). I sådana fall ingår Scandlines ett inbördes avtal för gemensamt personuppgiftsansvar med de relevanta tillhandahållarna av sociala medier. Exempelvis avtalet med Facebook kan hittas här. Om Scandlines agerar som gemensamt personuppgiftsansvarig gäller alla rättigheter som beskrivs i denna personuppgiftspolicy fullt ut för denna behandling av personuppgifter.

Scandlines använder också tredje parter i syfte att lagra och behandla personuppgifter för vår räkning, t.ex. hostingleverantörer och tredjepartersleverantörer av statistik och analysverktyg vid genomförande av undersökningar (se avsnitt 10 nedan). Sådana mottagare är personuppgiftsbiträden i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Därmed äger de endast rätt att behandla dina personuppgifter i enlighet med dokumenterade instruktioner från oss. Därutöver säkerställer Scandlines att sådana tredje parter vidtagit nödvändiga säkerhetsåtgärder i syfte att skydda dina personuppgifter.

Om vi mottar en förfrågning från en myndighet eller domstol kan vi även komma att lämna ut dina personuppgifter till dessa, om det krävs för att vi ska uppfylla våra rättsliga skyldigheter, Se GDPR artikel 6 (1) (c).

§ 7 - ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES

För lagring av personuppgifter insamlad av Scandlines, anlitar Scandlines tredje parter utanför EU/EES, t.ex. i USA, i syfte att lagra och behandla personuppgifter.

All sådan överföring av uppgifter till tredje part är föremål för skriftligt avtal mellan oss och den aktuella tredje parten för att säkerställa efterlevnad av EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Sådana avtal ingås generellt sett på basis av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Alternativt kan vi komma att ställa ytterligare eller kompletterande skyddsgarantier för personuppgifter.
 
Tredje parter är skyldiga att behandla dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner.

Du äger rätt att närsomhelst begära en kopia från Scandlines avseende de skyddsgarantier för personuppgifter som en aktuell tredje part omfattas av. Likaså har du rätt att begära en kopia av de personuppgifter som kommer att skickas till den e-postadress som du har angett.

§ 8 - LAGRINGSPERIODER

Information som du tillhandahåller oss på Webbplatsen kommer generellt sett bara att behållas under så lång tid som är nödvändig för att uppfylla vårt avtal med dig eller för att besvara dina förfrågningar. Dock, i fall då det krävs enligt lag att informationen bevaras en längre period, kommer vi bevara personuppgifterna för en längre period för att fullgöra våra skyldigheter. Detta gäller även i fall där vi har stöd av ett individuellt berättigat intresse (t.ex. vid en rättslig tvist).

Information om dina SMILE-poäng intjänade genom köp kommer att dokumenteras i anonymiserad version i tre år efter att poängen har gått ut, se avsnitt 7 i Allmänna villkor för SMILE. Våra Allmänna villkor för SMILE hittar du här.

Uppgifter så som namn, e-postadress, bostadsadress, telefonnummer och resefrekvens lagras i tre år efter det att de sista poängen på ditt konto har preskriberats eller efter det att ditt medlemskap har avslutats, såvida du inte särskilt har bett oss att radera uppgifterna dessförinnan.

Uppgifter relaterade till bokning av biljetter och andra tjänster (se avsnitt 2) kommer att behållas i 5 år från utgången av det räkenskapsår då du köpte biljetten eller tjänsten. Uppgifter som anskaffats för direktmarknadsföring (se avsnitt 4) lagras så länge du önskar motta material från oss och upp till två år efter att du har angivit att du inte längre önskar ta emot materialet..

Uppgifter som mottagits i samband med tävlingar och som används för att utse en vinnare av tävlingen och för att kontakta vinnaren (se avsnitt 5) kommer att raderas 3 månader efter att vinnaren har mottagit sitt tävlingspris, om det inte finns lagliga krav för sådana uppgifter att lagras för en längre period. Om uppgifterna används för direktmarkandsföringsändamål kommer de att behandlas och lagras av oss i enlighet med avsnitt 4. 

Avseende din rätt att få information, rättelse, radering eller att begränsa personuppgifter gäller bestämmelserna i avsnitt 12 nedan. Om du begär att Scandlines raderar alla dina uppgifter, kan ditt medlemskap därefter inte fortsätta utan sådana uppgifter. I sådant fall gäller bestämmelser om uppsägning i enlighet med avsnitt 10 i Allmänna villkor för SMILE.

§ 9 - RÄTTEN ATT ÅTERKALLA SAMTYCKE

Du har rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke i de fall Scandlines behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke, på sätt som framgår ovan.

När du återkallar ditt samtycke kommer Scandlines vanligtvis upphöra att behandla dina personuppgifter, såvida det inte är möjligt enligt någon annan rättslig grund och utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av ditt samtycke innan detta återkallades.

§ 10 - STATISTIK OCH ANALYS

Vi använder tredjepartsleverantörer på vår hemsida och i våra nyhetsbrev i analysändamål för att hjälpa oss få insikt i hur användningen av vår Webbplats/nyhetsbrev ser ut. Dessa tredjepartsleverantörer, eller vi, kan komma att placera ”cookies”, dvs. textfiler på din dator eller spårningspixlar som analyserar hur du använder Webbplatsen eller interagerar med våra nyhetsbrev. Informationen som samlas in genom cookien eller spårningspixlarna som analyserar din användning av Webbplatsen eller din interaktion med våra nyhetsbrev överförs i regel till servrar som drivs av tredjepartsleverantörer av analysverktyg i USA och lagras där.

Tredjepartsleverantören av analysverktyg använder informationen för vår räkning för att analysera hur du använder Webbplatsen eller interagerar med våra nyhetsbrev, för att sammanställa rapporter avseende aktiviteten på Webbplatsen, och för att tillhandahålla oss andra tjänster relaterade till användandet av Webbplatsen och Internet.

Du kan välja bort cookies genom att ändra inställningarna i din webbläsare. Notera dock att om du väljer bort cookies kommer en del av Webbplatsens funktioner inte utnyttjas fullt ut. Det är också möjligt att välja bort insamlingen av cookie-genererade uppgifter om hur du använder Webbplatsen (inkl. information om din IP-adress) för specifika leverantörer av analysverktyg, såsom Google, såväl som behandling av sådana uppgifter av dessa leverantörer, genom att ladda ner och installera plug-in för Webbplatsen som finns tillgänglig via följande länk: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en-GB.

Om du har samtyckt till att motta nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial via mail vill vi göra dig uppmärksam på att spårningspixlar används i relation till utskick av sådan marknadsföring. Detta möjliggör för Scandlines att få insikt i din interaktion med det markandsföringsmaterial som skickats ut så att Scandlines kan göra innehållet så relevant som möjligt för dig.

När vi använder denna information i samband med marknadsföring, beskrivs den rättsliga grunden för denna användning närmare i avsnitt 4 ovan.   

I vår cookiepolicy hittar du mer information om hur vi använder cookies.

§ 11 - KAMERAÖVERVAKNING

Scandlines har installerat kameraövervakningssystem på vissa områden.

I de fall att kameraövervakning är installerad kommer detta att tydligt framgå genom skyltning.

Data från kameraövervakning behandlas för följande ändamål och med stöd av följande rättsliga grunder:

  • Den internationella fartyg och hamnsäkerhetskoden (ISPS-koden), se GDPR artikel 6 (1) (c).
  • Vårt berättigade intresse att skydda Scandlines egendom mot skada och stöld, GDPR artikel 6 (1) (f).

Övervakningsdata används bara i fall att specifika incidenter uppstår och raderas automatiskt efter 72 timmar.

§ 12 - DINA RÄTTIGHETER

I enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning har du ett antal rättigheter som du kan utöva genom att kontakta Scandlines i enlighet med nedan.

Du lämnar dina uppgifter till oss frivilligt. Vänligen observera dock att vi behöver viss nyckelinformation från dig för att tillhandahålla de tjänster du begärt. Om du begär att din information delvis eller helt ska raderas är det möjligt att du inte längre kommer kunna använda vissa funktioner på Webbplatsen, eller endast i begränsad utsträckning.

Om du har några frågor eller funderingar gällande rättigheterna som framgår nedan, vänligen kontakta compliance@scandlines.com.

Rätten till tillgång

Du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter som behandlas av Scandlines, inklusive information om lagringsperiod och med vilka vi delar dina personuppgifter, m.m.
 
Rätten till rättelse och radering

Om Scandlines behandlar personuppgifter om dig som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande, har du rätt att få sådana uppgifter korrigerade, rättade eller blockerade.

I vissa fall har du också rätt att få dina personuppgifter raderade. 

Rätten till begränsning av personuppgiftsbehandling
 
Du har i vissa fall rätt att begära att Scandlines begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Om du har rätt till det och väljer att göra den rätten gällande har Scandlines endast rätt att lagra eller behandla dina personuppgifter för fastställande, utövande, eller försvar av rättsliga anspråk eller för att skydda en annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör viktiga allmänna intressen för Europeiska unionen eller medlemsstaterna, såvida vi inte fått ditt samtycke.

Rätten att göra invändningar

I vissa fall har du rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter (GDPR, artikel 21). Detta gäller vid specifika situationer där vi behandlar dina personuppgifter utifrån våra berättigade intressen (se ovan). Du har även rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring.

Rätten till dataportabilitet

I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter överförda till dig eller till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätten att inge klagomål

Du är välkommen att kontakta Scandlines när som helst om du misstänker att Scandlines behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Om du och Scandlines trots detta inte finner någon lösning, eller om du inte önskar kontakta Scandlines från första början, kan du lämna in ett klagomål rörande danska dataskyddsfrågor hos den danska dataskyddsmyndigheten, såväl som rörande tyska dataskyddsfrågor hos dataskyddsmyndigheten för Hamburg. Därutöver hittar du kontaktuppgifter till lokala tillsynsmyndigheter här. 

§ 13 - KONTAKT

Du är välkommen att skicka dina frågor och förslag gällande dataskydd till oss genom att kontakta oss skriftligen via e-post till: compliance@scandlines.com.

1 augusti 2023

Ansvariga enheter: 

Scandlines Danmark ApS *
Scandlines Gedser-Rostock ApS*
Scandlines Catering ApS*

*Havneholmen 25, 8.
DK – 1561 Copenhagen V

Scandlines Deutschland GmbH**
Scandferries Holding GmbH**
Scandlines Bordershop Puttgarden GmbH**
Scandlines Bordershop Rostock GmbH**

**Drehbahn 7
D – 20354 Hamburg

** Externt dataskyddsombud: Frank Jander, Kedua GmbH, Eichhorster Weg 80, 13435 Berlin.